KVKK Kapsamında Aydınlatma Metni

1. Veri Sorumlusu

Zetan AI Teknoloji Anonim Şirketi (bundan sonra “Zetan AI” veya “Şirket” olarak anılacaktır), 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla, kullanıcılarımıza, müşteri ve müşteri adaylarımıza, tedarikçilerimize, çalışan adaylarımıza ve internet sitemizi ziyaret eden gerçek kişilere ait kişisel verileri işlemektedir.

İşbu Aydınlatma Metni, KVKK’nın 10. maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca veri sahiplerinin bilgilendirilmesi amacıyla hazırlanmıştır. Şirketimiz, kişisel verilerin işlenmesinde başta Anayasa olmak üzere KVKK ve ilgili mevzuata uygun davranmayı taahhüt eder.

Şirketimiz bünyesinde görev yapan Veri Sorumlusu Temsilcisi, veri sahiplerinin başvurularını değerlendirmek ve KVKK kapsamındaki yükümlülüklerin yerine getirilmesini koordine etmekle görevlendirilmiştir. Veri sorumlusu temsilcimize ulaşmak için yukarıda belirtilen iletişim kanallarını kullanabilirsiniz.

2. Hangi Kişisel Verileri İşliyoruz?

Zetan AI olarak, hizmetlerimizi sunabilmek ve yasal yükümlülüklerimizi yerine getirebilmek amacıyla aşağıda kategoriler halinde belirtilen kişisel verilerinizi işlemekteyiz. İşlenen verilerin kapsamı, kullanıcının Şirketimiz ile kurduğu hukuki ilişkinin niteliğine göre değişebilmektedir.

2.1. Kimlik Bilgileri

Ad, soyad, T.C. kimlik numarası (yalnızca faturalandırma ve resmi belge düzenlenmesi için), doğum tarihi, unvan, imza örneği ve sair kimlik tanımlayıcı bilgiler.

2.2. İletişim Bilgileri

E-posta adresi, cep telefonu numarası, sabit telefon numarası, KEP adresi, posta adresi, fatura adresi ve teslimat adresi gibi iletişim verileri.

2.3. Müşteri İşlem Bilgileri

Hesap oluşturma tarihi, abonelik planı, sipariş ve fatura kayıtları, talep ve şikâyet kayıtları, destek bilet geçmişi, kullanım istatistikleri, oturum süreleri ve hizmet üzerinden gerçekleştirilen işlemlere ilişkin meta veriler.

2.4. Finansal Bilgiler

Banka hesap bilgileri (IBAN), kart bilgileri (yalnızca maskelenmiş ilk altı ve son dört hane saklanır; tam kart bilgileri PCI DSS uyumlu ödeme hizmet sağlayıcımız nezdinde tutulur), fatura bilgileri, vergi dairesi ve vergi numarası, ödeme geçmişi ve borç-alacak kayıtları.

2.5. Lokasyon Bilgileri

IP adresinden elde edilen genel coğrafi konum bilgisi (ülke ve şehir düzeyinde), saat dilimi ve dil tercihi. Hassas konum (GPS koordinatı) verisi, yalnızca kullanıcının açık rızası halinde ve mobil uygulamadan talep edilen belirli işlevler için işlenir.

2.6. İşlem Güvenliği ve Teknik Bilgiler

IP adresi, tarayıcı türü ve sürümü, işletim sistemi, cihaz modeli ve donanım kimliği, oturum tanımlayıcıları, log kayıtları, çerez verileri, güvenlik olayları, başarısız giriş denemeleri ve iki faktörlü doğrulama kayıtları.

2.7. İçerik ve İletişim Verileri

Yapay zekâ asistanı ile gerçekleştirilen yazışmalar, sesli komutlar, yüklenen belge ve dosyalar, OCR’a tabi tutulan görseller, oluşturulan raporlar ile asistan tarafından üretilen çıktılar. Bu kapsamda işlenen veriler, içerikleri itibarıyla kişisel veri barındırabilir; bu verilerin Şirketimiz nezdinde işlenmesi yalnızca hizmetin ifası amacıyla ve aşağıda belirtilen hukuki sebeplere dayanılarak gerçekleştirilir.

2.8. Pazarlama Bilgileri

Bülten aboneliği tercihleri, kampanya etkileşimleri, anket cevapları, web sitemizdeki gezinme davranışı ve segmentasyon verileri. Bu kategorideki veriler yalnızca açık rızanız bulunması halinde işlenir.

3. Kişisel Verilerin İşleme Amacı

Yukarıda belirtilen kişisel veriler, KVKK’nın 4. maddesinde yer alan genel ilkeler ve 5. ile 6. maddelerinde belirtilen işleme şartlarına uygun olarak aşağıdaki amaçlar dahilinde işlenmektedir:

3.1. Hizmet Sunumu

• Kullanıcı hesabının oluşturulması, yönetilmesi ve doğrulanması
• Yapay zekâ asistanı hizmetinin sunulması ve sürdürülmesi
• Sektöre özel iş akışlarının yapılandırılması ve yürütülmesi
• Teknik destek ve yardım masası hizmetlerinin sağlanması
• Hizmetin sürekliliğinin temini ile arıza ve aksaklıkların giderilmesi

3.2. Müşteri İlişkileri Yönetimi

• Sözleşmenin müzakeresi, kurulması, ifası ve ifa edilmesinin takibi
• Müşteri memnuniyeti araştırmaları, geri bildirim ve şikâyet süreçlerinin yürütülmesi
• Hizmete ilişkin önemli bildirim ve duyuruların iletilmesi
• İletişim ve etkileşim geçmişinin tutulması

3.3. Finansal ve Mali İşlemler

• Faturalandırma, tahsilat ve muhasebe işlemlerinin yürütülmesi
• Vergi mevzuatı kapsamında tutulması zorunlu defter ve kayıtların oluşturulması
• Ödeme hizmet sağlayıcıları ile entegrasyonun sağlanması
• Risk yönetimi ve dolandırıcılığın önlenmesi

3.4. Hukuki Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi

• 5651 sayılı Kanun kapsamında trafik kayıtlarının tutulması
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarından gelen bilgi taleplerinin karşılanması
• Mahkeme kararı veya idari işlem gereği gerçekleştirilmesi gereken işlemler
• VERBİS bildirimleri ve KVKK kapsamındaki diğer yükümlülükler

3.5. Ürün Geliştirme ve İyileştirme

• Kullanım istatistiklerinin analiz edilerek ürün performansının iyileştirilmesi
• Hata ve istisna kayıtlarının incelenerek arızaların giderilmesi
• Yeni özelliklerin tasarlanması ve mevcut özelliklerin geliştirilmesi
• Anonimleştirilmiş veriler üzerinden istatistiksel analiz yapılması

3.6. Bilgi Güvenliği

• Yetkisiz erişim, kullanım veya ifşaya karşı koruma önlemlerinin alınması
• Güvenlik olaylarının tespiti, müdahalesi ve raporlanması
• İki faktörlü doğrulama, oturum yönetimi ve erişim kontrolü süreçleri
• Yedekleme, felaket kurtarma ve iş sürekliliği planlarının uygulanması

3.7. Pazarlama ve Tanıtım Faaliyetleri

• Açık rızanız bulunması halinde e-bülten gönderimi ve kampanya duyuruları
• Açık rızanız bulunması halinde kişiselleştirilmiş ürün önerileri
• Yeniden pazarlama ve hedef kitle çalışmaları (yalnızca ilgili çerez tercihlerinin etkin olması halinde)
• Webinar, etkinlik ve eğitim davetlerinin iletilmesi

Kişisel verileriniz, yukarıda sayılan amaçlar dışında, başka herhangi bir amaçla kullanılmayacak, yetkili olmayan üçüncü taraflarla paylaşılmayacak ve hukuka aykırı biçimde işlenmeyecektir.

4. Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri

Kişisel verileriniz, KVKK’nın 5. maddesinde düzenlenen aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:

4.1. Sözleşmenin Kurulması veya İfası (m.5/2-c)

Sizinle akdedilen Kullanıcı Sözleşmesi’nin ve buna bağlı hizmet sözleşmelerinin kurulması, ifa edilmesi ve sona erdirilmesi sürecinde gerekli olan kişisel veriler, sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla rıza alınmaksızın işlenir.

4.2. Hukuki Yükümlülüğün Yerine Getirilmesi (m.5/2-ç)

Vergi Usul Kanunu, Türk Ticaret Kanunu, Türk Borçlar Kanunu, 5651 sayılı Kanun, KVKK ve sair mevzuat kapsamındaki yasal yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi amacıyla zorunlu olan veriler işlenir.

4.3. Bir Hakkın Tesisi, Kullanılması veya Korunması (m.5/2-e)

Olası uyuşmazlıklarda Şirketimizin haklarını koruyabilmesi, ihtilafların çözümü ve hukuki süreçlerin yürütülmesi amacıyla verilerin saklanması ve işlenmesi.

4.4. Meşru Menfaat (m.5/2-f)

Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirketimizin meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olduğu hâller; örneğin bilgi güvenliği, dolandırıcılık tespiti, hizmet kalitesinin iyileştirilmesi ve istatistiksel analizler.

4.5. Açık Rıza (m.5/1)

Yukarıdaki hukuki sebeplerin uygulanamadığı durumlarda; özellikle ticari elektronik ileti gönderimi, pazarlama amaçlı veri işleme, profilleme ve hassas konum bilgisi gibi alanlarda işleme faaliyetleri yalnızca açık rızanızın bulunması halinde gerçekleştirilir. Açık rızanızı dilediğiniz an geri alma hakkına sahipsiniz.

5. Verilerin Saklanma Süresi

Kişisel verileriniz, işleme amacının gerektirdiği süre ile sınırlı olarak ve ilgili mevzuatta öngörülen azami süreler aşılmayacak şekilde saklanır. Şirketimiz, Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası kapsamında belirlenen sürelere uygun olarak veri saklama ve imha faaliyetlerini yürütür.

5.1. Genel Saklama Süreleri

• Hesap ve müşteri verileri: Sözleşme süresi boyunca; sözleşmenin sona ermesinden itibaren Türk Borçlar Kanunu’nun 146. maddesi uyarınca 10 yıl
• Fatura ve mali kayıtlar: Vergi Usul Kanunu m.253 ve Türk Ticaret Kanunu m.82 uyarınca 10 yıl
• Sözleşme ve ekleri: İlgili sözleşmenin sona ermesinden itibaren 10 yıl
• İnternet trafik bilgileri: 5651 sayılı Kanun uyarınca asgari 6 ay, azami 2 yıl
• Pazarlama izinleri: İznin geri alındığı tarihten itibaren 3 yıl (ispat amacıyla)
• Çerez verileri: Çerez Politikası’nda her bir çerez için belirtilen süreler boyunca
• Destek bilet kayıtları: Talebin kapatıldığı tarihten itibaren 5 yıl
• Güvenlik logları: Olayın tespit edildiği tarihten itibaren 2 yıl

Belirtilen sürelerin sona ermesinden itibaren azami 6 ay içinde, periyodik imha süreci kapsamında verileriniz silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

Yasal zorunluluk, mahkeme kararı veya yetkili kamu otoritesinin kararı gereği daha uzun süre saklanması gereken veriler, ilgili sürenin sonuna kadar muhafaza edilir.

6. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verileriniz, KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde belirlenen şartlara uygun olarak, aşağıda belirtilen alıcı gruplarına aktarılabilmektedir:

6.1. Yurt İçi Aktarım

• Hizmet sağlayıcılarımız: Bulut altyapı sağlayıcıları, ödeme hizmet kuruluşları, SMS ve e-posta servis sağlayıcıları, çağrı merkezi hizmet sağlayıcıları, kargo ve lojistik firmaları ile entegrasyon sözleşmelerimiz çerçevesinde, yalnızca hizmetin ifası için gereken ölçüde
• İş ortaklarımız: Acente, bayi, çözüm ortağı ve teknoloji entegratörlerimize, kullanıcının bilgisi ve onayı dâhilinde
• Profesyonel danışmanlarımız: Bağımsız denetçiler, mali müşavirler, hukuk müşavirleri ve sertifikasyon kuruluşları
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: Mahkemeler, savcılıklar, kolluk kuvvetleri, Kişisel Verileri Koruma Kurumu, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu, Gelir İdaresi Başkanlığı ve sair yetkili merciler tarafından mevzuata uygun olarak talep edildiğinde
• Grup şirketlerimiz: Operasyonel süreçlerin yürütülmesi amacıyla ortak veri sorumluluğu çerçevesinde

6.2. Yurt Dışı Aktarım

Şirketimiz, kullanıcı verilerini öncelikli olarak Türkiye Cumhuriyeti sınırları içinde bulunan veri merkezlerinde saklamaktadır. Ancak bazı bulut altyapı, e-posta, analitik ve yapay zekâ model hizmetlerinin doğası gereği veriler, KVKK’nın 9. maddesinde öngörülen şartlara uyularak yurt dışına aktarılabilmektedir. Bu aktarımlar:

• Kurulun ilan ettiği yeterli korumaya sahip ülkelere yapılmakta,
• Yeterli korumanın bulunmadığı ülkelere yapılması halinde Kurulun onayladığı Standart Sözleşme veya Bağlayıcı Şirket Kuralları imzalanmakta,
• Veya bunların mümkün olmadığı durumlarda yalnızca veri sahibinin açık rızası alınarak gerçekleştirilmektedir.

Yurt dışına aktarılan veri kategorileri, aktarımın yapıldığı ülkeler ve uygulanan güvenlik tedbirleri hakkında detaylı bilgi almak için kvkk@zetan.ai adresine başvurabilirsiniz.

7. Veri Sahibi Olarak Haklarınız

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca, kişisel verilerinizin işlenmesi ile ilgili olarak Şirketimize başvurarak aşağıdaki haklarınızı kullanabilirsiniz:

1. Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
2. Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
3. Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
5. Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
6. KVKK’nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
7. Yukarıda belirtilen düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
8. İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
9. Kişisel verilerinizin Kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme.

Yukarıda belirtilen haklarınızın kullanılmasına ilişkin başvurularınızı, sonraki bölümde belirtilen yöntemlerle Şirketimize iletmeniz halinde, talebiniz KVKK’nın 13. maddesine uygun olarak değerlendirilecek ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Ancak işlemin Şirket için ayrıca bir maliyet doğurması halinde, Kurul tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

Başvurunuzun cevaplanması halinde, talebiniz reddedildiği veya yanıttan tatmin olmadığınız takdirde, cevabın tarafınıza tebliğ edildiği tarihten itibaren 30 gün ve her hâlükârda başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunma hakkınız bulunmaktadır.

8. Talepler için Başvuru Yöntemi

Veri sahibi olarak haklarınızı kullanmak amacıyla yapacağınız başvurularda, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’in 5. maddesinde öngörülen şartlara uygun olarak başvuru yapmanız gerekmektedir. Başvurunuzda aşağıdaki bilgilerin yer alması zorunludur:

• Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza,
• Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası; yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası,
• Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,
• Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,
• Talep konusu.

8.1. Başvuru Kanalları

• Yazılı başvuru: Maslak Mahallesi, Büyükdere Caddesi No: 237, Spine Tower K:14, 34485 Sarıyer / İstanbul adresine, ıslak imzalı dilekçe ve kimlik fotokopisi ile şahsen veya noter aracılığıyla
• KEP üzerinden: zetanai@hs01.kep.tr adresine güvenli elektronik imza veya mobil imza ile imzalanmış olarak
• E-posta yoluyla: Daha önce Şirketimize bildirilmiş ve sistemimizde kayıtlı bulunan e-posta adresinizi kullanarak kvkk@zetan.ai adresine
• Online başvuru formu: zetan.ai/kvkk-basvuru adresindeki başvuru formu aracılığıyla

Başvurunuzda kimliğinizin doğrulanmasına imkân tanıyacak bilgilerin yer almaması veya başvurunun anlaşılmaz olması halinde, Şirketimiz başvurunun kapsamını netleştirmek üzere sizinle iletişime geçebilir. Bu durumda 30 günlük cevap süresi, başvurunun anlaşılır biçimde tamamlandığı tarihten itibaren işlemeye başlar.

Başvurunuzun başkası adına yapılması halinde, başvuruda bulunma konusunda özel olarak yetkili kılındığınızı belgeleyen noter onaylı vekâletname veya benzeri bir yetki belgesi sunmanız gerekmektedir.

9. Aydınlatma Metnindeki Değişiklikler

Zetan AI, işbu Aydınlatma Metni’ni, mevzuatta yapılan değişiklikler, hizmet kapsamındaki güncellemeler veya Şirketimiz politikalarındaki gelişmeler doğrultusunda tek taraflı olarak güncelleme hakkını saklı tutar.

Yapılan güncellemeler, işbu metnin başında belirtilen “Son güncelleme” tarihinin yenilenmesi suretiyle yürürlüğe girer. Önemli değişiklik niteliği taşıyan güncellemeler, ayrıca kullanıcılarımızın sistemde kayıtlı e-posta adreslerine veya uygulama içi bildirim yoluyla en az 30 gün öncesinden duyurulur.

Güncellenen metnin yayımlanmasını takiben Şirketimizin hizmetlerini kullanmaya devam etmeniz, güncel metni okuduğunuz ve içeriğini kabul ettiğiniz anlamına gelir. Değişikliklere katılmadığınız takdirde, hesabınızı kapatma ve verilerinizin silinmesini talep etme hakkınız her zaman saklıdır.

Aydınlatma Metni’nin önceki sürümlerine erişmek için kvkk@zetan.ai adresine talepte bulunabilirsiniz. Şirketimiz, sürüm geçmişini muhafaza etmektedir.